1 月
影印機租賃合約常見 5 大陷阱｜香港中小企一定要知
本文將集中分析影印機租賃 合約中最常見的風險與陷阱， 協助香港中小企在簽約前作出更清晰、理性的判斷。
對不少香港中小企而言， 簽署影印機租賃合約往往被視為一次性的行政安排； 然而實際上，合約條款對長期營運成本與潛在風險的影響， 往往遠高於設備本身。
不少企業正正因為忽略合約細節， 在合約中後期才發現支出失控、營運彈性受限， 甚至承擔原本不應出現的法律或個人風險。
以下整理香港市場最常見的 5 大影印機租賃合約陷阱， 協助中小企在簽約前作出更審慎的決策。
陷阱一（超高危）：影印機租賃 合約要求個人擔保（Personal Guarantor）
部分影印機租賃合約會要求公司董事或負責人 以個人名義提供擔保（Personal Guarantor）， 以確保整個合約期內的付款責任。 相關條款往往只以簡短字句列明， 但實際所涉及的法律風險極高。
一旦公司因結業、搬遷、業務調整或現金流問題 而未能履行合約， 追討責任有可能直接落到個人身上， 即使公司已停止營運，亦未必能完全免責。
對中小企而言， 影印機屬於相對低金額的行政設備； 但一旦涉及個人擔保， 實際承擔的風險已遠高於設備本身的價值。
陷阱二：合約年期過長，營運彈性被鎖死
香港影印機租賃市場常見的合約期為 36 至 60 個月。 對印量穩定、規模成熟的企業而言未必構成問題， 但對 Startup 或正處於成長階段的中小企， 過長合約往往會大幅限制營運彈性。
一旦業務規模出現變化，或需要搬遷辦公室， 提早終止合約往往涉及高額違約費， 甚至需承擔剩餘合約期的租金。
陷阱三：包印量過低，超額印費被低估
部分租賃方案以較低月費作為吸引點， 但實際包印量偏低。 當實際使用量超出合約上限時， 每張超額印費往往高於市場平均水平。
不少企業只著眼於月費高低， 卻忽略超額印費對 實際總成本（TCO）所造成的長期影響。
陷阱四：設備歸屬誤解，租滿未必屬於你
在大部分全包租賃模式下， 影印機的擁有權通常仍屬於供應商。 即使企業已支付多年租金， 合約期滿後仍需歸還設備。
若企業誤以為「租滿即等同擁有」， 往往會在續約或更換方案時出現預算上的誤判。
陷阱五：維修、升級與終止條款存在灰色地帶
不少合約標示「包維修」， 但實際上對回應時間、零件範圍、 耗材供應或升級安排均設有不同限制。
這類條款在簽約初期往往不被重視， 但卻是合約中後期最常見的爭議來源之一。
如果你希望從更全面的角度， 了解不同公司發展階段應如何選擇影印機方案， 以及如何在租賃與購買之間作出合理平衡， 可參考以下完整指南：
簽約前，應該點樣避開以上陷阱？
影印機租賃合約本身並非一定存在問題， 真正的風險往往來自對條款理解不足， 或過度依賴單一報價作決定。
在簽署任何影印機租賃合約前， 中小企應特別留意以下幾點：
- 是否涉及個人擔保（Personal Guarantor），以及相關責任範圍
- 合約年期是否與公司發展階段相符
- 包印量與實際使用量是否合理
- 超額印費、維修範圍及回應時間是否清晰列明
- 提早終止、升級或更換方案時的實際成本
一般而言， 影印機屬於日常行政設備， 市場上亦存在毋須個人擔保、 合約期較具彈性的替代方案。 如條款明顯不合理， 企業亦應考慮多作比較， 而非急於作出承諾。
透過在簽約前花時間了解條款細節， 中小企不但能有效避免不必要的風險， 亦有助建立更穩定、可預期的營運成本結構。