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影印量點樣估? 中小企揀影印機前一定要計嘅 3 個數
1 月
影印量點樣估? 中小企揀影印機前一定要計嘅 3 個數
本文將重點講解影印量 估算的方法， 協助中小企在揀影印機前作出更準確判斷。
揀影印機之前， 唔少香港中小企最常問嘅問題並唔係品牌或型號， 而係：「我哋每個月其實印幾多？」
影印量估算睇似簡單， 但一旦估算出現偏差， 就有機會導致包印量不足、超額印費失控， 甚至被迫選擇並不合適的租賃方案。
以下整理中小企在選擇影印機前， 一定要先計清楚的 3 個關鍵數字， 協助你作出更貼近實際營運需要的決定。
第一個數：實際每月印量（黑白＋彩色）
最基本、亦最容易被低估的， 就是實際每月印量。 不少企業只憑感覺估算， 例如「應該唔多」、「間中先印」， 但實際數字往往與直覺相差甚遠。
較為準確的做法包括：
- 查看現有影印機的列印記錄或計數器
- 向 IT 或行政同事查詢過去 3–6 個月的實際用量
- 分開計算黑白與彩色印量（彩色成本通常較高）
一般建議以平均月用量加 10–20% 緩衝作為估算基準， 以應付短期業務波動或季節性需求。
簡易影印量估算公式（中小企參考）
如未能即時取得準確列印記錄， 可先透過以下方式作方向性估算：
每月估算影印量 ≈ （每位員工每日平均印量 × 每月工作日數 × 員工人數） ＋ 10–20% 緩衝
- 一般行政用途：約 10–30 張／人／日
- 文件密集部門（會計、法務、物流）：通常偏高
- 彩色列印建議獨立估算（成本差異較明顯）
此公式僅作初步需求判斷， 實際方案仍應以實際用量或系統列印數據作準。
第二個數：包印量與超額印費的關係
不少租賃方案以較低月費作為吸引點， 但實際包印量偏低， 當用量超出上限時， 每張超額印費往往成為真正的成本關鍵。
在比較不同方案時， 中小企應同時留意以下兩點：
- 每月包印量是否足以覆蓋實際使用需求
- 超額印費是否明顯高於市場一般水平
即使月費相同， 不同的超額印費結構， 長期總成本（TCO）亦可能出現明顯差距。
一個簡單原則是： 包印量貼近實際使用，比單純追求低月費更重要。
第三個數：未來 12–36 個月的用量變化
影印機租賃合約一般為 36 至 60 個月， 但不少中小企只根據「當下」需求作決定， 往往忽略未來業務發展所帶來的變化。
在估算影印量時， 可先自問以下幾個問題：
- 公司人手規模會否有擴充或縮減計劃？
- 是否有搬遷、設立分部或推行遙距工作的可能？
- 文件處理流程會否逐步電子化？
如未來用量存在不確定性， 選擇包印量較具彈性、可調整的方案， 往往比一次性鎖死合約更為穩妥。
點解準確估算影印量咁重要？
影印量並非只影響月費高低， 更會直接影響以下幾方面：
- 所選合約方案是否真正合適
- 超額印費帶來的長期成本負擔
- 是否需要承擔原本可以避免的合約風險
不少企業正正因為低估實際用量， 在合約中後期才發現整體支出遠高於預期。
如你希望從更全面角度了解 不同租賃方案、合約條款及成本結構， 可先參考以下完整指南：
在掌握自身實際印量需求後， 再對照不同租賃方案與合約條款， 往往能有效避免日後不必要的成本與限制。
如果你已經大概掌握每月印量， 但仍然未能確定哪一類租賃方案較為合適， 其實可以先利用簡單工具作初步估算， 再決定是否需要進一步比較報價。
以下工具可協助中小企根據 每月印量、彩色比例及預期變化， 初步判斷較合適的影印機方案類型：